Cele mai frecvente greșeli în organizarea competițiilor și cum le eviți (P)

Dacă ți-ai propus să organizezi o competiție — fie că e vorba de un turneu sportiv, un campionat școlar sau un eveniment corporate — ai nevoie de mai mult decât idei bune și entuziasm. Oricât de simplu ar părea la început, sunt câteva greșeli care apar des și care pot transforma totul într-un haos, chiar și atunci când intențiile sunt bune.

Ca să nu ajungi acolo, e important să știi din timp unde dau greș cel mai des cei care organizează astfel de evenimente și ce poți face tu diferit.

1. Lipsa unui plan clar, pe etape

Una dintre cele mai mari greșeli este să începi cu gândul că „vedem noi pe parcurs”. Nu, nu vezi. O competiție are nevoie de structură, termene clare și responsabilități distribuite. Dacă nu ți-ai făcut un plan scris cu: ce, când, cine și cu ce resurse, o să pierzi controlul mai repede decât crezi.

Ce să faci: ia-ți timp și notează tot — de la înscrieri și promovare, până la logistică, premii și desfășurarea propriu-zisă. Chiar și un fișier simplu Excel te poate salva.

2. Comunicare slabă cu participanții

Mulți organizatori uită că, pentru participanți, claritatea face diferența între o experiență bună și una frustrantă. Dacă oamenii nu știu exact unde trebuie să fie, la ce oră, ce trebuie să aducă sau ce se întâmplă în caz de întârziere, o să apară tensiuni. 

Ce să faci: trimite din timp informațiile importante prin mai multe canale: e-mail, grupuri de WhatsApp, afișe, mesaje automate. Repetă mesajele. Și asigură-te că ai mereu pe cineva disponibil pentru întrebări de ultim moment.

3. Neglijarea detaliilor tehnice

Poate sună banal, dar lipsa unei tabele de scor funcționale, cronometre care dau rateuri sau microfoane care scârțâie pot strica toată atmosfera. E genul de detaliu pe care îl observă toată lumea… doar când lipsește sau merge prost.

Ce să faci: testează tot înainte cu cel puțin o zi. Dacă folosești o tabela de scor digitală, verifică alimentarea, afișajul și cine o controlează. Dacă e una manuală, ai grijă să fie vizibilă și ușor de operat.

4. Program nerealist și ore pierdute

Una dintre cele mai frustrante greșeli este programul întins pe hârtie prea mult sau făcut fără să ții cont de pauze, întârzieri sau suprapuneri. Dacă spui că o finală începe la ora 17:00, dar semifinala de dinainte abia a început la 16:50, totul se duce de râpă.

Ce să faci: planifică cu marjă de eroare. Lasă spațiu între meciuri sau probe. Calculează cât durează încălzirea, schimbările, premierea, discursurile etc. Un program realist e mai bine primit decât unul care sună bine, dar nu se respectă.

5. Voluntari sau echipă insuficient pregătită

Poți avea cea mai bună idee de eveniment, dar dacă oamenii care te ajută nu știu ce trebuie să facă, totul o să pară dezorganizat. De multe ori, cei implicați nu sunt informați suficient sau sunt prea puțini pentru volumul de muncă real 

Ce să faci: fă o întâlnire cu toată echipa înainte de ziua evenimentului. Dă-le instrucțiuni clare. Împărțiți sarcinile astfel încât fiecare să știe exact ce face și la ce oră. E mai bine să ai prea mulți oameni decât prea puțini.

6. Neglijarea planului B

Ce faci dacă plouă? Sau dacă se strică un echipament? Sau dacă vine cu 10 participanți mai mult decât ai estimat? Mulți nu au alternative și ajung să improvizeze pe loc, iar rezultatul rareori e bun. 

Ce să faci: fă un plan B pentru cele mai importante riscuri. Un spațiu de rezervă, echipamente de backup, o listă de urgență cu numere de contact. Gândește-te la ce ar putea merge prost și cum poți răspunde rapid fără panică. 

7. Premii prost gândite sau prost livrate

E trist să vezi participanți care dau tot pe teren sau în concurs și apoi primesc un premiu nesemnificativ sau care pare pus acolo doar „ca să fie”. La fel de rău e să n-ai suficiente premii, sau să le oferi după o oră de așteptare pentru că „încă se calculează punctajul”.

Ce să faci: pregătește premiile din timp. Alege ceva relevant pentru participanți și încearcă să oferi și o diplomă personalizată sau un trofeu. Folosește tabela de scor și sistemul de punctaj ca să menții totul transparent și să nu apară discuții. 

8. Ignorarea feedbackului

Dacă faci o competiție, sigur o vei face din nou. Asta înseamnă că ai nevoie să știi ce a mers bine și ce ai de reparat. Mulți sar peste această etapă și repetă aceleași greșeli de la un eveniment la altul.

Ce să faci: trimite un formular scurt după eveniment sau întreabă direct câțiva participanți. Îți vor spune ce a fost neclar, ce a lipsit sau ce i-a încântat. Asta îți dă un avantaj clar la ediția următoare.

Organizarea unei competiții poate părea simplă până te apuci efectiv de treabă. Dar cu puțină atenție și multă pregătire, poți evita majoritatea greșelilor care îi încurcă pe alții. Pune accent pe comunicare, detalii tehnice, echipă și program. Și nu uita că o tabelă de scor bine gândită face parte din atmosfera profesionistă pe care vrei să o creezi.